Existen algunas herramientas importantes que ayudarán a optimizar los tiempos y los resultados de cada encuentro. También hay tips que podemos tener en cuenta para optimizar esos encuentros.
En estos días en los que el aprovechamiento del tiempo es indispensable para mejorar los niveles de producción y no generar un desgaste innecesario tanto a nivel personal como empresarial, el solo hecho de hablar de hacer una reunión podría provocar cansancio.
Sin embargo, muchas de esas reuniones suelen ser muy importantes e incluso sirven para desarrollar mejor un proyecto. Para lograr reuniones efectivas y optimizar los tiempos existen muchas herramientas que nos ayudan a prepararnos. Entre muchas opciones, hay app para hacer mapas mentales que son una forma útil de capturar, organizar y estructurar ideas. Pero también hay tips que podemos tener en cuenta para optimizar esos encuentros.
La importancia de las reuniones efectivas
Hoy sabemos que las reuniones son una parte fundamental del éxito del trabajo en equipo. Cada día, en modo presencial y online, se repiten las videollamadas y encuentros en nuestro ámbito laboral.
Gran parte del éxito para obtener reuniones efectivas reside en su preparación. Ahora podemos ver entonces seis recomendaciones que contribuyen de manera sustancial a mejorar el trabajo en equipo, siempre que se apliquen de manera radical. En ese sentido no hay margen. Cuanto más rigurosamente cumples con las pautas, más eficiente será tu reunión. Cuanto más laxos estamos a la hora de aplicarlas, será menos productiva la experiencia.
1.¿La reunión realmente es necesaria?
Si bien puede parecer la pregunta más obvia, la realidad es que es una de las más importantes: antes de enviar una convocatoria para una reunión, pregúntate si la reunión realmente es necesaria.
Según los estudios, la realidad marca que muchas reuniones simplemente no deberían tener lugar, sea porque los temas se pueden tratar con menos personas de manera ad-hoc o con una conversación cara a cara. Por eso el tema de la reunión debe ser no solo abarcativo a otros sectores, sino que además no debe caber otra posibilidad que la de juntarse en equipo.
2.Sin propósito claro no hay reuniones efectivas
Para saber si la reunión es necesaria, lo primero que debemos evaluar es si tenemos un propósito claro e importante. Es más, ese objetivo debe ser comunicado a cada integrante de la reunión antes de realizarla. Tener a todo el equipo alineado en el mismo objetivo, ayudará a optimizar los tiempos. Tener claro el resultado deseado es crucial para conseguir reuniones eficaces.
3.No invites a ningún asistente innecesario
El armado del grupo que participa en la reunión también es importante: no invites a nadie que no sea imprescindible. Asegúrate de que todo asistente realmente sea relevante. Si invitas a personas por si acaso, por inercia, lo más habitual es que la persona acepte asistir. Esto hará que se pierda tiempo e incluso le traslade ese desinterés a otros participantes.
En caso de duda, de quienes deben estar presentes, habla con las personas antes de convocarlas. Como regla, ten en cuenta que reuniones eficaces de equipos de trabajo suelen tener un máximo de 4 participantes, pero en ningún caso más de 7 asistentes.
4.La agenda es necesaria para las reuniones efectivas
Una vez que ya tengas en claro el objetivo de la reunión, los resultados deseados y quiénes son los participantes adecuados, es necesario preparar una agenda precisa. Este dato es clave porque le dará a quienes participan en la reunión la chance de llegar preparados. Es bueno sumarle material o instrucciones pertinentes para los participantes en la convocatoria de la reunión. En esa agenda, puedes realizar un punteo de los temas a tratar en la reunión.
5.Las reuniones efectivas tienen la duración justa
Planifica una duración adecuada para lograr el objetivo de la reunión, teniendo en cuenta la regla siguiente: haz la reunión lo más corta posible. El tiempo ajustado ayuda a las personas a enfocarse en el resultado. Por cierto: las reuniones no tienen por qué durar una hora. Y menos porque Outlook o tu aplicación de agenda ponga 60 minutos por defecto.
Hay que tener en cuenta que a veces 15 minutos muy bien organizados pueden ser totalmente suficientes. La metodología Scrum, por ejemplo, tiene el daily standup meeting, una reunión diaria de pie que no tarda más de 15 minutos.
6.Sin preparación no hay reuniones efectivas
Este ítem es importante para los dos lados de la reunión: tanto si eres asistente como si eres organizador. Será clave llegar preparado. Si asistes a una reunión sin haberte preparado para ella, es probable que pierdas tu tiempo y hagas perder el tiempo a los demás asistentes.
Una vez que tenemos las herramientas necesarias para poder llevar adelante una reunión, debemos considerar la posibilidad de hablar con los asistentes para acordar ciertas pautas a respetar en la reunión para que la misma sea eficaz. A estos acuerdos se los denomina: alianzas de equipo.
En ese sentido, se puede añadir todo lo que contribuye a tener reuniones efectivas. Una alianza típica incluye estos acuerdos: llegar a tiempo: comenzar en horario, finalizar antes de que se corte el tiempo de la reunión, no utilizar teléfonos celulares, manejar el ego, escuchar activamente y no interrumpir, respetar la agenda acordada.
Con todo el panorama claro y con la reunión en marcha, para cerrar reuniones efectivas, el organizador tiene que hacer dos cosas después de haber terminado: enviar el acta con las decisiones, las acciones y materiales relevantes a todos los asistentes y hacer un seguimiento de las acciones en las fechas indicadas.
Las reuniones efectivas pueden ayudar y mucho a mejorar los rendimientos en las distintas áreas de una empresa, como así también a solucionar conflictos internos y potenciar los grupos. Claro, como vimos, hay que prepararlas y seguir algunos pasos que son determinantes.
