En la era de la comunicación, las empresas deben transmitir un mensaje eficaz y elevar la reputación de su marca. Pero hay un rol clave en la conexión con las audiencias: las características que el portavoz de tu empresa necesita.
En la era de la comunicación, las empresas deben transmitir un mensaje eficaz y elevar la reputación de su marca. A través de una agencia de relaciones públicas obtienen herramientas para lograrlo. Pero hay un rol clave en la conexión con las audiencias: el portavoz. Conocé las características que el portavoz de tu empresa necesita.
¿Qué es un portavoz?
El portavoz es una persona con la capacidad, preparación y conocimiento para hablar en nombre de una empresa. Este rol se cumple tanto dentro de la marca como fuera. Aunque, obviamente, su función más relevante ocurre hacia afuera: en el vínculo con los medios de comunicación y las audiencias.
El portavoz suele tener un cargo alto dentro de la empresa, con la autoridad y credibilidad suficiente para representarlos ante los medios. Comunicar bien el mensaje es determinante para la imagen corporativa.
Características que el portavoz de tu empresa necesita
Estar siempre a disposición
La tarea del portavoz, a diferencia de otras funciones dentro de la empresa, no tendrá días y horarios fijos. Va a depender de las necesidades del momento.
En especial, debe estar atento y reaccionar en momentos de crisis. Dar una respuesta rápida y eficaz es vital para que los problemas no crezcan.
También, claro, es el encargado de hacer trascender novedades y noticias positivas de la marca. La difusión a través de los medios de comunicación es una de las funciones principales de un buen portavoz. Para eso no hay horarios ni feriados.
Saber todo lo que sucede en la empresa
El portavoz debe estar muy bien informado. Al ser la voz de la empresa debe transmitir los mensajes de manera clara y efectiva. En su intercambio con los medios de comunicación y con la audiencia, puede recibir preguntas incómodas que debe responder.
En este punto, además de información y datos, muchas empresas pretenden que su portavoz realice cursos de oratoria para mejorar sus discursos. El mensaje debe llegar de la manera más clara y precisa posible.
Atención, paciencia y simpatía
No se trata solamente de comunicar verbalmente o por escrito. También la función del portavoz debe contemplar las expresiones y las emociones. Saber relacionarse con atención, paciencia y cordialidad son características que todo portavoz debe tener.
En momentos de campañas de difusión o ante situaciones adversas, pueden ser muchas las demandas que deba atender un portavoz. Es en esas situaciones cuando mayor debe mantener su calma y su temple.
Mostrar empatía y seguridad ayudará a mejorar los vínculos. En cambio, el diálogo frío o impersonal no será de ayuda para la empresa.
Conocer cómo se manejan los medios de prensa
Una de las características del portavoz es ser el vínculo entre la marca y los medios de comunicación. Algunas funciones serán: realizar conferencias de prensa, informar anuncios y cambios importantes, difundir novedades y responder las consultas de los periodistas.
En este sentido, muchas empresas buscan que su portavoz tenga experiencia en medios de comunicación. Esto le permitirá contar con una agenda variada de contactos. Pero, principalmente, saber cómo actúan los periodistas ante situaciones de crisis y anticiparse a sus pedidos.
Un punto clave: el destinatario final del mensaje es la audiencia, los clientes. Trabajar bien con los medios de comunicación y los periodistas será la llave para llegar con éxito al público.
Afianzar la imagen y ganar notoriedad
La visibilidad de la empresa en los medios de comunicación es un desafío para el portavoz.
Además de manejar los momentos de crisis, debe lograr que los mensajes de la empresa impacten en la audiencia. A través del mensaje del portavoz, la marca buscará consolidar su credibilidad y afianzar la imagen.
